Behovet for tilgang til dokumentasjon
Høsten 2023 undersøkte Novari hvor stort behov fylkeskommunene har for tilgang til Statens vegvesens dokumentasjon fra før 2015, som ligger i Statens vegvesens avsluttede sakarkivsystem Sveis. Rapporten fra undersøkelsen – «Behovskartlegging og brukerundersøkelse: Sveis» – viser at over 65% av respondentene har behov for tilgang til dokumentasjonen som ligger i Statens vegvesens gamle sakarkivsystem (Sveis). Halvparten av respondentene har behov for dokumentasjon minst en gang i måneden. To tredjedeler av brukerne tror at behovet for å få dokumentasjon fra Sveis holder seg som i dag eller øker framover.
Ut fra svarene om hvilken dokumentasjon fylkeskommunene etterspør, ser det ut til at mye av dokumentasjonen fylkeskommunene har behov for, er helt eller delvis unntatt offentlighet. Eksempler her er avtaler med grunneiere, saker om grunnerverv, Statens vegvesens interne notater knyttet til utbygging av bestemte områder, uenighet med entreprenør og eventuelt rettssak medfører behov for tilgang til driftskontrakter og kommunikasjon med entreprenør.
Hjemmelsgrunnlaget
I forbindelse med undersøkelsen ble det også løftet fram et spørsmål om hvilket hjemmelsgrunnlag fylkeskommunene bør bruke for å be om tilgang til dokumentasjonen, og om Statens vegvesen har lov til å ta seg betalt for denne tjenesten.
Hjemmelsgrunnlaget for tilgang til dokumentasjonen (innsyn) og grunnlaget for SVV sin betaling er:
- Hjemmelsgrunnlaget for fylkeskommunenes forespørsler om tilgang til dokumenter i SVV er Lov om endringer i veglova mv. (overføring av fylkesveiadministrasjon) – Lovdata kapittel VII punkt 4.
- Grunnlaget for prising av tjenesten vurderes til å være IKT-overgangsavtale mellom Statens vegvesen og fylkeskommunene med vedlegg. Prising av tjenester er omtalt i pkt 7 i IKT – overgangsavtale, og i vedlegg 3.
Når SVV mottar forespørsler om tilgang til dokumentasjon etter dette hjemmelsgrunnlaget, betrakter SVV dette som deling av dokumentasjon, slik at fylkeskommunene får den dokumentasjonen de etterspør. SVV avslår ikke forespørsler etter dette hjemmelsgrunnlaget, ettersom det ikke betraktes som innsynsforespørsler etter offentleglova.
Novaris vurdering
Novaris vurdering er at fylkeskommunene bør fortsette å bruke hjemmelsgrunnlaget som er fastsatt for at fylkeskommunene ved forespørsel om tilgang til dokumentasjon fra Sveis. Dette sikrer innsyn i all dokumentasjon. Fylkeskommunene kan risikere at SVV avslår forespørsler om innsyn etter offentleglova, eller at SVV bare gir innsyn i de offentlige delene av dokumentet. Dermed får ikke fylkeskommunene den dokumentasjonen de har behov for.
- Det er viktig at ansatte i fylkeskommunene får all dokumentasjon de har behov for i sin saksbehandling, sier seksjonsleder for avdeling Samferdsel, Bjørn Harald Sti. Derfor anbefaler Novari at fylkeskommunene bruker hjemmelsgrunnlaget gitt i lov om endringer i veglova selv om SVV tar seg betalt for denne tjenesten.
Novari vil sammen med fylkeskommunene og KS gå i dialog med SVV om SVVs prising av tjenester de utfører for fylkeskommunene. Prising for deling av dokumentasjon fra SVV til fylkeskommunene tas inn i denne dialogen.
//
Foto: Salte bru ca 1900. Fotograf: Jens Laurits Arup Bassøe, Rogaland vegkontor. Kilde: Digitalarkivet.no
Tekst: Anne Mette Dørum, spesialrådgiver Novari IKS