HID har nå utarbeidet et forslag til prinsipper for samhandlingen mellom fylkeskommunene og med Novari IKS som du finner her. Forslaget skal i løpet av vinteren 2024/2025 forankres i kollegiestrukturen. Deretter vil et endelig prinsippdokument legges fram for Fylkeskommunekollegiet. Denne artikkelen baseres på dokumentet slik det nå foreligger, med forbehold om at det kan bli enkelte endringer.
Formålet med behovsstyringsprosessen er å legge til rette for at behovsutredninger og beslutninger kan gå i riktig rekkefølge, og være innom de ulike forankringspunktene på riktige tidspunkt i prosessen. På denne måten får fylkeskommunene forutsigbare og transparente linjer, og Novari mottar bestillinger som er både forankret i og vedtatt av ledere i fylkeskommunene.
Behovsstyringsprosessen skal brukes uansett om det er en, noen eller alle fylkeskommuner som står bak en bestilling til Novari. Novari må uansett forespørsel vurdere om selskapet kan påta seg oppdraget, og hva dette vil kreve av ressurser og kompetanse. Behovsstyringsprosessen skal også brukes selv om det er andre enn Novari som utvikler den digitale løsningen.
Fylkeskommunene kan ha flere typer digitaliseringsbehov som involverer Novari. Følgende digitaliseringsinitiativ omfattes av behovsstyringsprosessen:
- Nyutvikling, dvs utvikling eller anskaffelse av en ny tjeneste.
- Videreutvikling og endring av vesentlig karakter av eksisterende løsninger.
Følgende behov omfattes ikke av behovsstyringsprosessen:
- Feilretting i eksisterende løsninger
- Videreutvikling og endringer av enklere karakter, eller som er planlagt som del av forvaltningen av løsningen.
For beslutninger om digitaliseringsinitiativ som omfattes av behovsstyringsprosessen, er beslutningstaker det fagkollegiet som har faglig områdeansvar. HID er beslutningstaker for generelle saker knyttet til digitalisering. HID er også rådgiver for fagkollegiene i alle saker om digitalisering. Ved beslutninger av vesentlig karakter skal FKK være beslutningsorgan. Det er fagkollegiet som legger saken fram for FKK.
Novari vil kunne ha flere roller i behovsstyringsprosessen, avhengig av hvor i prosessen fylkeskommunene er. I en tidlig fase av behovsstyringsprosessen kan Novari bistå som diskusjonspartner både for å klargjøre hva som er fylkeskommunenes behov, beskrive gevinster og beregne kostnader. Novari kan også bistå med å knytte kontakt med andre fylkeskommuner, riktig kollegium og andre interessenter.
Novari skal foreta de nødvendige vurderinger for å avgjøre om selskapet kan gå videre med den mottatte bestillingen. Dette gjøres gjennom juridiske og teknologiske vurderinger.
Behovsstyringsprosessen kan visualiseres slik:
- Et behov vil starte i idé-fasen i en eller flere fylkeskommuner.
- Novari er tilgjengelig for tidlig dialog, og kan være med å bistå med råd, både på innhold og til å veilede i prosessen. Fylkeskommunene henvender seg via Novari sin Kundeportalen. Novari kan også gjøre sine innledende juridiske og tekniske vurderinger i denne fasen.
- I samarbeidet utarbeider forslagsstiller et beslutningsgrunnlag med anbefaling om at det skal sendes en formell bestilling til Novari, og hva bestillingen skal gå ut på. Beslutningstaker er relevant kollegium i kollegiestrukturen eller fylkeskommunekollegiet. Det er fagkollegiet som legger fram saken for fylkeskommunekollegiet. Bestillingen sendes inn via Kundeportalen.
- Den videre prosessen følger Digdirs rammeverk for “Starte sammen – Forme sammen – Levere sammen” med beslutningspunkter i kollegiestrukturen mellom faseoverganger. Dersom Prosjektveiviseren brukes, kan beslutningspunktene være basert på Prosjektveiviserens prosessløp.
//
Tekst: Anne Mette Dørum, seniorrådgiver Novari IKS