Fylkeskommunekollegiet vedtok 01.09.2023 forslaget til fylkeskommunenes prosess for behovsstyring for Novari IKS, heretter kalt behovsstyringen. Kollegiet for HR, IKT og digitalisering (HID) fikk ansvar for å sørge for forankring, implementering og videreutvikling av forslaget, avgrenset til å gjelde fram til fylkeskommunene har sendt formell bestilling til Novari. Teksten i artikkelen baseres på HIDs notat Fylkeskommunenes behovsstyring av Novari IKS Versjon 1.0 av 05.02.2025 som presenteres for fagkollegiene første kvartal 2025, og legges fram for vedtak i fylkeskommunekollegiet i april.
Hva er prosess for behovsstyring?
Prosess for fylkeskommunenes behovsstyring av Novari er prosessen som foregår fra et behov for en felles digital tjeneste oppstår i en fylkeskommune, til Novari eventuelt har utviklet en felles digital løsning som fylkeskommunene kan ta i bruk.
Behovsstyringen skal brukes uansett om det er en, noen eller alle fylkeskommuner som står bak en bestilling til Novari. Novari må uansett forespørsel vurdere om Novari kan påta seg oppdraget, og hva dette vil kreve av ressurser og kompetanse. Behovsstyringen skal også brukes selv om det er andre enn Novari som utvikler den digitale løsningen. Det bør være et potensiale for at minimum fem fylkeskommuner tar løsningen i bruk.
Formålet med behovsstyringen
Formålet med behovsstyringen er å legge til rette for at behovsutredninger og beslutninger kan gå i riktig rekkefølge, og være innom riktige forankringspunkt på riktige tidspunkt.
Følgende digitaliseringsinitiativ omfattes av behovsstyringen
Med vesentlig økonomisk karakter menes endringer som vil berøre Novaris budsjett, og dermed også fylkeskommunenes budsjett. Begge kategoriene over kan utløse et større behov for kapasitet og kostnader, og lede til en investering. Budsjettendringer skal forankres i fylkeskommunekollegiet
Følgende behov omfattes ikke av behovsstyringen
Beslutningstakere og forankringspunkt
For faglige beslutninger og råd om digital tjenesteutvikling innenfor det enkelte fagområdet, er beslutningstaker det fagkollegiet som har områdeansvar.
HID er faglig beslutningstaker for generelle saker knyttet til digital tjenesteutvikling. HID er også rådgiver for fagkollegiene i alle saker om digital tjenesteutvikling.
I spørsmål av vesentlig økonomisk karakter skal FKK være beslutningsorgan. Det er det aktuelle fagkollegiet som legger saken fram for FKK.
Novari forvalter midlene sine innenfor vedtatt budsjett. Endringer i løpet av året skal legges fram for fylkeskommunekollegiet før budsjettbehandling i Novari.
Beslutningsgrunnlag og rammer
Forslagsstiller skal legge et beslutningsgrunnlag fram for fagkollegiet. Beslutningsgrunnlaget skal som minimum inneholde overordnet beskrivelse av behovet, koblingen til strategiske mål, forventede gevinster, nødvendige ressurser og økonomiske rammer, tidsperspektiv og eventuelle avhengigheter.
Beslutningsgrunnlaget skal utarbeides på bakgrunn av rammene fra Digdirs veileder for å styre, organisere og samarbeide om sammenhengende tjenester – starte sammen, forme sammen og levere sammen. Ved oppstart av et digitaliseringsinitiativ skal innhold i og organisering av fasen “starte sammen” beskrives.
Prosessen fram til fylkeskommunene har sendt bestilling til Novari
Behovsstyringen er avgrenset til å gjelde fram til fylkeskommunene har sendt formell bestilling til Novari. Ved vesentlige beslutninger, altså beslutninger som er av strategisk eller økonomisk betydning, er det fylkeskommunekollegiet som tar eierskap. Fylkeskommunekollegiet vil være siste behandlingsinstans, før en eventuell bestilling til Novari går fra relevant fagkollegium eller HID.
Novaris rolle i behovsstyringen
Novari er fylkeskommunenes eget IKT- og digitaliseringsselskap, eid av fylkeskommunene og Oslo kommune.
Fylkeskommunene kan involvere Novari på et tidlig tidspunkt i prosessen, f.eks. som sparringspartner knyttet til vurdering av juridiske, organisatoriske, semantiske og teknologiske muligheter og hindre for digitaliseringsinitiativet.
I behovsstyringen vil Novari kunne ha flere roller, avhengig av hvor i prosessen fylkeskommunene er. I en tidlig fase av behovsstyringen kan Novari bistå som diskusjonspartner både for å klargjøre hva som er fylkeskommunenes behov, beskrive gevinster og beregne kostnader. Novari kan også bistå med å knytte kontakt med andre fylkeskommuner, riktig kollegium og andre interessenter.
Novari skal foreta de nødvendige vurderinger for å avgjøre om selskapet kan gå videre med den mottatte bestillingen. Dette gjøres gjennom juridiske og teknologiske vurderinger. I den juridiske vurderingen legges selskapsavtalen, anskaffelsesregelverket og annet relevant lovverk til grunn. Selskapsavtalen for Novari avgrenser selskapets virksomhet til å støtte fylkeskommunenes lovpålagte oppgaver, og Novari kan ikke påta seg oppdrag som ligger utenfor rammene av selskapsavtalen. I den teknologiske vurderingen vil det tas høyde for om Novaris eksisterende løsninger eller kommunale og nasjonale fellesløsninger kan benyttes i sluttleveransen.
Har du spørsmål?
Trenger du hjelp med prosess for behovsstyring? Da benytter du kundeportalen vår.
Tekst:
Anne Mette Dørum
spesialrådgiver seksjon samhandling og rådgivning